Budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est l’estimation de vos recettes et de vos dépenses sur l’année. Il sert à anticiper (avant de dépenser), arbitrer (entre plusieurs options) et mesurer les écarts en cours d’exercice. C’est l’un des livrables clés du RAF, en complément du tableau de trésorerie (qui suit le cash) et du grand livre (qui suit les opérations comptables).
À quoi sert ce fichier ?
Trois usages essentiels :
- Cadrer la stratégie : avant de lancer une campagne marketing à 30 000 € ou de signer un contrat avec un nouveau fournisseur, vous vérifiez que c’est compatible avec votre budget.
- Préparer les décisions difficiles : avec 3 scénarios (prudent / médian / optimiste), vous savez à l’avance ce qui se passe si les ventes B2B sont en dessous des attentes, ou si une opportunité génère un surplus inattendu.
- Mesurer en permanence : à chaque journée du Business Game (= année simulée), vous comparez prévu / réalisé. Les écarts non maîtrisés sont l’ennemi numéro un du RAF.
Le réflexe à ne jamais oublier
Un budget sans ligne « imprévus » est un budget irréaliste. Pendant le Business Game, vous tirerez des aléas qui généreront des coûts imprévus (retour qualité, cyberattaque, conflit social, retard fournisseur…). Prévoyez systématiquement 5 à 10% du budget total en « imprévus » pour pouvoir y faire face sans casser votre trésorerie.
Qui rédige ce document ?
- Rédacteur principal : RAF (BTS Comptabilité)
- Données alimentées par : Commerce (CA prévu B2B + B2C), Marketing (budgets campagnes), RH (masse salariale, formation)
- Mise à jour : à chaque fin de journée du Business Game (= fin d’année simulée)
Quand le produire ?
- Jour 1 (Année 1) : créer la première version annuelle avec les 3 scénarios
- Jours 2, 3, 4 : actualiser, comparer prévu/réalisé, ajuster
- Jour 5 (Soutenance) : présenter au jury votre maîtrise budgétaire sur 4 ans + projeter Année 5 avec et sans la levée de fonds
Structure du fichier (3 onglets opérationnels)
- Mode d’emploi : guide d’utilisation
- Budget annuel — 3 scénarios : vue annuelle complète avec les recettes (CA B2B, CA B2C, subventions, autres) et les dépenses ventilées en 5 grandes catégories (Production & Logistique, Marketing Digital, RH, Structure & Administratif, Imprévus). Trois scénarios côte à côte : prudent, médian, optimiste. Totaux, sous-totaux et résultat calculés automatiquement.
- Budget mensuel détaillé : ventilation du scénario médian sur 12 mois pour anticiper la saisonnalité (drops, soldes, pics fin d’année). Totaux par poste et par mois calculés automatiquement. Résultat mensuel coloré en rouge si négatif.
- Suivi écart prévu / réalisé : 23 postes pré-renseignés (Recettes, Production, Marketing, RH, Structure, Aléas). Vous saisissez Budget prévu / Réalisé, les écarts (€ et %) sont calculés automatiquement. Code couleur automatique : 🟢 vert si écart < 5%, 🟡 jaune entre 5% et 10%, 🔴 rouge si > 10%.
Les pièges à éviter
- Sur-estimer les recettes. Le piège classique du débutant. Vos prévisions de CA B2B doivent être basées sur les revendeurs réellement signés ou en négociation avancée, pas sur une cible.
- Sous-estimer les charges sociales. Le calcul standard est environ 42% des salaires bruts. C’est ce qui transforme une masse salariale brute de 100 K€ en charge totale de 142 K€. À ne pas oublier.
- Oublier le BFR. Vous vendez à un revendeur en janvier, vous encaissez en mars (60 jours fin de mois). Pendant 2 mois, vous avez vendu mais vous n’avez pas encaissé. Le budget vous dit que vous êtes profitable, mais votre trésorerie peut être à zéro. C’est pour ça qu’il faut toujours croiser le budget avec le tableau de trésorerie.
- Tenir le budget en retard. Si vous ne mettez à jour le suivi écarts qu’en fin de mois, vous découvrez les dérapages trop tard. Mise à jour quotidienne pendant le Business Game.
Conseils pour réussir
Préparez la soutenance. Le jury vous demandera de justifier vos chiffres. Un budget structuré, avec des hypothèses claires et des écarts maîtrisés, est l’argument financier le plus solide que vous puissiez avoir.
Construisez le budget en équipe. Le Commerce vous donne les CA prévus, le Marketing les budgets campagnes, la RH la masse salariale. Le RAF ne peut pas inventer ces chiffres seul. Une réunion budgétaire de 1h en début de Business Game vaut mieux que 4h de bricolage isolé.
Calez le scénario médian sur la réalité, pas sur l’envie. Le scénario médian est celui que vous communiquez. S’il est trop optimiste, vous décevez. S’il est trop prudent, vous semblez peu ambitieux.
Utilisez le scénario prudent comme garde-fou. Si même en scénario prudent, le résultat est négatif, c’est qu’il faut revoir la structure de coûts AVANT de se lancer.